Evidența orelor de muncă într-o echipă mică: ce cere legea și cum o ții simplu
Petruț NicolaeOptometrist · Store manager în optică medicalăDacă ai o echipă de trei, cinci sau zece oameni, pontajul pare un detaliu. Până vine un control ITM, o discuție despre o zi lipsă sau finalul de lună în care trebuie să trimiți orele la contabilitate. Vestea bună: legea cere puțin, dar cere zilnic.
Ce spune legea, pe scurt
Articolul 119 din Codul muncii obligă angajatorul să țină, la locul de muncă, evidența orelor lucrate zilnic de fiecare salariat, cu ora de începere și ora de sfârșit a programului. Evidența trebuie arătată inspectorilor de muncă oricând o cer.
Trei cuvinte contează aici:
- zilnic – nu o foaie completată la final de lună, din memorie;
- ora de început și de sfârșit – nu doar „8 ore”;
- la locul de muncă – evidența trebuie să fie acolo unde lucrează oamenii, nu doar la contabil.
Legea nu impune o formă anume. Poate fi o condică pe hârtie, un tabel sau o aplicație, atâta timp cât informația e completă și o poți arăta la cerere.
Ce ar trebui să conțină evidența
Pentru fiecare angajat și fiecare zi:
- numele și funcția;
- statusul zilei: lucrat, zi liberă, concediu de odihnă, concediu medical, absent;
- în zilele lucrate: ora de început și ora de sfârșit;
- totalul de ore, calculat corect.
La final de lună ai nevoie de o foaie de prezență cu totaluri, semnată de cine a întocmit-o și de cine a aprobat-o. Pe aceea o trimiți la contabilitate și o păstrezi.
Unde greșesc cel mai des echipele mici
Din ce am văzut în cabinete și magazine mici, problemele sunt aproape mereu aceleași:
- Se completează la final de lună. Nimeni nu mai știe exact cine a plecat mai devreme pe 7.
- Lipsesc orele. Se notează doar „X” sau „8”, fără ora de început și de sfârșit.
- Calcule greșite. O formulă ștearsă din Excel și totalul lunii e greșit fără să observe nimeni.
- Foaia se pierde. Condica rămâne în sertar, la un coleg în concediu sau udă de cafea.
Cum o ții în câteva secunde pe zi
Regula care funcționează: pontajul se face în aceeași zi, de aceeași persoană, la închiderea programului. Durează un minut dacă instrumentul e simplu.
- Adaugi echipa o singură dată: nume, funcție, semnătură.
- În fiecare zi marchezi statusul fiecăruia. Dacă toată echipa a lucrat același program, îi marchezi pe toți deodată.
- La „lucrat” treci ora de început și de sfârșit; orele se calculează singure.
- La final de lună scoți foaia de prezență semnată, în PDF sau Excel, și o trimiți la contabilitate.
Și datele angajaților?
Pontajul conține date personale ale angajaților, deci se aplică GDPR. Cu cât sunt mai puține locuri prin care circulă, cu atât mai bine. O soluție care ține datele doar pe un telefon al firmei, fără cont în cloud, reduce riscul ca ele să ajungă unde nu trebuie.
Easy Timesheet
Vantage