Easy TimesheetCe primești
Un fișier cu două documente, pe care le folosești împreună:
- Condica zilnică: aici se notează, în fiecare zi, ora la care a început și ora la care a terminat fiecare angajat. Este documentul „primar”, completat la locul de muncă.
- Foaia colectivă lunară: centralizează orele din condică pe luna întreagă, cu totaluri, concedii și absențe. Pe ea o semnezi și o trimiți la contabilitate.
Descarcă Excel (.xlsx) Descarcă PDF (de tipărit)
Condică zilnică sau foaie colectivă: care e diferența
| Condica zilnică | Foaia colectivă lunară | |
|---|---|---|
| Rol | document primar: dovada orelor efectiv lucrate | centralizator lunar, pentru statul de salarii |
| Când se completează | în fiecare zi, de angajat sau de responsabil | la final de lună (și în timpul lunii, dacă vrei) |
| Ce conține | data, numele, ora de sosire și de plecare, semnături | orele pe zile, totaluri, concedii, absențe, semnături |
| Unde stă | la locul de muncă | la contabilitate și în arhiva firmei |
Legea cere ora de început și de sfârșit, zilnic, la locul de muncă (art. 119 din Codul muncii; pe larg în Evidența orelor de muncă). De aceea condica nu e un detaliu: foaia colectivă o rezumă, dar nu o înlocuiește.
Cum se completează foaia colectivă
În antet treci denumirea firmei, punctul de lucru și luna. Pe rânduri, fiecare angajat, cu nume și funcție. În fiecare zi lucrată treci numărul de ore; pentru celelalte zile, un cod:
| Cod | Înseamnă | Observație |
|---|---|---|
| 8, 6, 4… | ore lucrate în ziua respectivă | cifra reală, nu „programul de principiu” |
| L | zi liberă | sâmbătă, duminică sau zi liberă din program |
| S | sărbătoare legală | zi nelucrătoare conform art. 139 din Codul muncii |
| CO | concediu de odihnă | vezi și cum marchezi concediile |
| CM | concediu medical | pe baza certificatului medical |
| A | absent | absență nemotivată sau învoire, după regulile firmei |
În Excel, coloanele din dreapta calculează singure: total ore lucrate (suma cifrelor), numărul de zile de CO, de CM și de absențe. Verifică totalul o dată la final: dacă o celulă conține text în loc de cifră (de exemplu „8 ore”), nu se adună.
Cum se completează condica zilnică
- Treci data și numele fiecărui angajat prezent.
- Angajatul (sau responsabilul de tură) notează ora de sosire la începerea programului și ora de plecare la sfârșit.
- Fiecare semnează la ora pe care a trecut-o.
- Totalul zilei se calculează automat în Excel sau de mână, pe versiunea tipărită.
La final de lună, orele din condică se mută în foaia colectivă. Dacă folosești Excel, poți lipi totalurile; dacă folosești o aplicație ca Easy Timesheet, foaia lunară se generează din orele introduse zilnic.
Greșeli de evitat
- Completarea la final de lună. Exact ce legea nu acceptă: evidența e zilnică.
- „8” în fiecare zi. Dacă cineva a lucrat 7 ore sau 10, notează 7 sau 10. Inspecția Muncii cere o evidență reală.
- Fără ora de început și de sfârșit. Totalul nu ajunge, nici în condică.
- Fără semnături. Foaia lunară trebuie semnată de cine a întocmit-o și de cine a aprobat-o.
- Un singur exemplar, pe birou. Păstrează-o la locul de muncă și o copie la contabilitate.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu acest model?
Se poate tipări și completa de mână?
Ce fac dacă am mai mult de 31 de zile sau luni scurte?
Pot folosi modelul într-o aplicație?
Surse și lecturi suplimentare
Optometrist, cu peste zece ani în optica medicală. Scrie despre ce funcționează într-un cabinet sau magazin real și construiește aplicațiile de care a fost nevoie pe teren.
Despre autor