RawboardCe conține, de fapt, un raport
Verifică ce coloane are exportul tău. Frecvent, în rapoarte de vânzări și de personal apar:
- numele clienților (uneori și telefon, adresă, email);
- numele angajaților și datele lor (vânzări per angajat, ore lucrate, program);
- informații despre comenzi care, într-un cabinet de optică, pot trăda date de sănătate (rețete, tipuri de lentile, diagnostice implicite).
Dacă raportul conține astfel de date, el este, în sensul GDPR, o colecție de date cu caracter personal, iar datele privind sănătatea fac parte din categoriile speciale, cu reguli mai stricte.
Ce se schimbă când îl încarci online
Un instrument online care primește fișierul tău este, de regulă, o persoană împuternicită (procesator) a ta: prelucrează datele în numele firmei tale. GDPR cere, în acest caz, un contract sau un act juridic între tine și furnizor (art. 28) și că prelucrarea se face doar la instrucțiunile tale. Dacă serverele sunt în afara Spațiului Economic European, se aplică și regulile de transfer (art. 44 și următoarele).
Mai pe scurt: nu e interzis, dar înseamnă un furnizor în plus de verificat, de menționat în informarea angajaților și clienților și de legat printr-un acord. Principiul minimizării (art. 5) cere, în plus, să trimiți doar ce este necesar scopului.
Lista de verificări înainte să încarci un raport
| Întrebare | De ce contează |
|---|---|
| Unde sunt serverele (UE sau în afara UE)? | transferurile în afara SEE au reguli proprii |
| Există un acord de prelucrare a datelor (DPA)? | GDPR îl cere între operator și persoana împuternicită |
| Cât timp păstrează fișierul și îl pot șterge? | păstrarea nelimitată contrazice minimizarea |
| Folosesc datele mele ca să-și antreneze modele sau pentru alte scopuri? | orice alt scop cere o bază legală proprie |
| Cine are acces la fișier la furnizor? | accesul trebuie limitat |
| Pot anonimiza raportul înainte (fără nume, telefoane)? | cea mai simplă măsură de reducere a riscului |
Alternativa: rămâne la tine
O aplicație care rulează local, pe calculatorul tău, fără conexiune la internet, evită problema din rădăcină: nu există un terț care să primească datele. Rawboard este construită așa. E un singur fișier care se deschide în browser; pagina nu are voie să deschidă nicio conexiune la internet (politica de securitate a paginii nu permite conexiuni și scripturi externe), iar primul ecran afișează „Resurse externe încărcate acum: 0”. Arhiva rapoartelor rămâne în browserul acelui calculator, iar fișierele tale originale nu sunt modificate niciodată. Licența se verifică local, printr-o semnătură digitală, fără server.
Asta nu înseamnă că aplicația te scutește de obligațiile GDPR pentru datele din rapoartele tale: tu rămâi responsabil pentru datele clienților și angajaților tăi. Înseamnă doar că nu adaugă un furnizor în plus în lanț.
Câteva reguli de bun-simț, oricare ar fi instrumentul
- Exportă doar coloanele de care ai nevoie; elimină telefoanele și adresele dacă nu contează pentru raport.
- Nu trimite exporturi pe email către oricine; folosește un canal securizat.
- Șterge exporturile vechi din folderul Descărcări.
- Dacă folosești un serviciu online, citește termenii despre date înainte de prima încărcare.
Mai multe despre cum scoți cifrele dintr-un export, fără să trimiți datele nicăieri, în Cum faci un raport de vânzări din Excel.
Întrebări frecvente
E ilegal să încarc un export cu date despre clienți într-un instrument online?
Ce este un acord de prelucrare a datelor?
Rawboard trimite datele mele undeva?
Dacă folosesc o aplicație offline, mai am obligații GDPR?
Surse și lecturi suplimentare
Optometrist, cu peste zece ani în optica medicală. Scrie despre ce funcționează într-un cabinet sau magazin real și construiește aplicațiile de care a fost nevoie pe teren.
Despre autor
Vantage